No ano de 2015, os processos de constituição, alteração e extinção de empresas no Estado do Paraná passaram a ser conduzidos por meio do programa Empresa Fácil, novo portal da Junta Comercial do Estado do Paraná. Mais especificamente em fases separadas: para abertura de empresas desde 30/04/2015, e para alterações e baixa de empresas desde 14/09/2015.
Muito embora a criação desse portal tenha a intenção de integrar, facilitar e simplificar esses procedimentos, a adaptação ao sistema tem sido difícil e trabalhosa em razão do volume de informações solicitadas e suas especificidades, alteração de formulários, formatos e dados exigidos, bem como das oscilações no funcionamento do próprio sistema que, por vezes, apresenta erros e falhas de conexão. Para ilustrar: atualizações obrigatórias de cadastro de empresas já existentes levam até 10 (dez) dias para aprovação pelo sistema; processos de alteração de contrato social têm levado até 30 (trinta) dias em análise, sem justificativa e sem indicação de vogal responsável para esclarecimentos; conexão do Empresa Fácil com a Receita Federal oscila e impossibilita a continuidade do processo para emissão de requerimentos e guias.
Também a título exemplificativo, vale destacar uma importante alteração de procedimento relativa à distribuição dos processos, que passou a ser entre vogais de todo o Estado do Paraná, e não necessariamente vinculados ao local onde se faz o protocolo físico dos atos (o uso do programa não exclui a necessidade de apresentação dos documentos impressos e assinados com reconhecimento de firma). Da mesma forma, não há, durante o trâmite dos arquivamentos, informações sobre o vogal responsável pelo processo, o que impossibilita o contato direto com o usuário para explicações que se fizerem necessárias. De acordo com o novo procedimento, as eventuais exigências são lançadas eletronicamente no sistema e a única maneira de esclarecer dúvidas é por meio de um “chat de conversa” entre usuário e vogal, mas que ainda não se mostrou eficaz, pois a conversa nem sempre ocorre em tempo real e o retorno tem sido relativamente demorado.
Destaca-se, ainda, a necessidade dos documentos submetidos ao registro pelo programa Empresa Fácil, com exceção das procurações públicas, dos balanços e dos atos oriundos das outras Juntas Comerciais, serem elaborados conforme as regras de formatação contidas na Resolução da JUCEPAR n° 06/2015 e na Instrução Normativa do DREI n° 03/2013. Dentre as exigências de configuração frisam-se (i) a obrigatoriedade de via única do instrumento a ser protocolizado; e (ii) a necessidade de se reservar o espaço de 5 cm do rodapé de todas as folhas, totalmente em branco, sem qualquer rubrica ou rasura, para o uso exclusivo da JUCEPAR. Vale ressaltar que alguns atos societários ainda não foram disponibilizados para registro por meio do programa Empresa Fácil, tais como os atos de incorporação e as atas de Assembleias e Reuniões de Sócios, que continuam sendo arquivados pelo Portal Integrador (procedimento antigo), até que a lacuna no sistema novo seja suprida.
De todo o modo, apesar das dificuldades nesse período de adaptação, a integração dos sistemas, como pretende a Rede de Simplificação do Registro Empresarial (REDESIM), implantada em 2007 pela Lei 11.598, sem dúvida será um facilitador para esses processos, já que integrará programas da Junta Comercial, Prefeitura e Receitas Federal e Estadual em apenas um procedimento. A exemplo disso cita-se a possibilidade de emissão do CNPJ da empresa já no momento do registro do seu ato constitutivo na JUCEPAR, tal facilidade é destinada àquelas sociedades com sede no interior do Paraná e na Região Metropolitana de Curitiba. Porém, até a implantação total e respectiva adequação de sistemas entre todos esses órgãos, os usuários enfrentam, entre as novidades, certa falta de informação e orientação sobre seus detalhes e funcionamento. Advogados, contadores e os próprios empresários ficam amarrados a prazos indefinidos e procedimentos ainda desconhecidos pelos próprios colaboradores de tais órgãos.
De toda forma, como a utilização do novo sistema é obrigatória, resta-nos testa-lo, experimentando acertos e erros que possam aparecer, até que tenhamos a eficácia e a celeridade pretendida, na torcida de que tais processos se tornem menos burocráticos e mais ágeis para a rotina dos empresários.
